WhatsApp Business: ¡Ha llegado la hora de garantizar la protección y la seguridad de los datos de tus clientes!

Como todos sabemos, WhatsApp ha lanzado recientemente su versión profesional orientada a las empresas y pequeños negocios. Esta aplicación suele utilizarse tanto para una comunicación interna de la empresa como externa, siendo una herramienta de enorme utilidad para los negocios.

Hace tan solo unos días, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado recientemente a Facebook y WhatsApp por cruzar datos entre ellas sin el consentimiento expreso de sus usuarios.

¿Esta situación afectará a las empresas que utilizan la aplicación de mensajería instantánea para comunicarse con sus clientes? A partir del próximo 25 de mayo entrará en vigor el nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD) y con esto los autónomos y las empresas que utilicen WhatsApp Business con sus clientes, podrán ser multados al ser estos los responsables del tratamiento de los datos de sus clientes, sobre todo si ha habido un consentimiento informado y especificado.

La recomendación especial es que los negocios siempre cumplan con los principios de la normativa de protección de datos. De esta manera, se protegerá el derecho del usuario, se podrá crear una política de uso de estas herramientas y se pondrán medios para su cumplimiento.

Obligaciones que toda empresa debe cumplir al utilizar WhatsApp Business

• Inscripción de fichero

Toda empresa deberá notificar al Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos un fichero con el nombre del cliente y el número de teléfono, para proceda a su inscripción.

Asimismo, es imprescindible implantar las medidas de seguridad que exige la LOPD y su reglamento, con el fin de cumplir con los deberes de secreto y seguridad: calidad, información, consentimiento, confidencialidad, protección y seguridad de los datos.

• Informar a los usuarios el uso de la aplicación

Antes de utilizar WhatsApp Business se deberá obtener un consentimiento informado del cliente – por escrito- para tratar sus datos personales (letras, números, fotografías y vídeos). Además, debe informarse a dicho individuo sus finalidades: comercial, informativo, de confirmación de citas, de vía de comunicación, o de envío de datos, así como para qué se van a usar sus datos, dónde se encontrarán almacenados, si serán compartidos con otras empresas y si existen otros intermediarios.

• Derechos de Protección de Datos

Las empresas -también pymes  y autónomos- deberán asegurarse de que los datos que han enviado son veraces y cumplir con el correcto ejercicio de los derechos de la protección de datos: acceso, cancelación, oposición y rectificación.

• Garantizar la protección y la seguridad de los datos

Las empresas que utilicen esta herramienta para enviar contenido comercial tienen que garantizar la protección y la seguridad en las bases de datos donde se encontrará la información de los usuarios y que son tratados únicamente por personal autorizado para ello.

• Medidas de seguridad para la protección de los datos enviados o almacenados

Como negocio podemos poner medidas de seguridad – o cláusulas- que cumplan no sólo con los requisitos incluidos en la LOPD, sino también que el cliente ha leído el aviso legal y política de privacidad de WhatsApp, para posteriormente a utilizar que sus datos se ceden y transfieren internacionalmente a través de dicha app.

Igualmente, esas medidas han de estar asociadas al procedimiento de custodia de dispositivos, que almacenan los datos, así como el control del uso de la app por medio de medidas de gestión asociadas a una política de uso de la aplicación y protección de datos personales.

Dicho esto, para evitar sanciones con respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos, la empresa debe demostrar que el cliente ha otorgado el consentimiento para la utilización de sus datos personales y comerciales al ser contactado por medio de dicha herramienta.